Project: Ffort

Voor Ruitenburg adviseurs & accountants ontwikkelde ik de backend voor een website en mobiele app die processen automatiseert, systemen en data met elkaar koppelt, en communicatie laagdrempeliger maakt.

Ruitenburg adviseurs & accountants / Ffort BV

Dit financieel adviesbureau uit Maassluis was op zoek naar een manier om de dienstverlening beter en efficienter te maken. Veel vaak terugkerende werkzaamheden en processen gebeurden handmatig. Communicatie vond vooral telefonisch en dus offline plaats. Systemen waren niet met elkaar gekoppeld of werkten niet samen. Hoe konden ze dat optimaliseren?
Ze legden deze vraag neer bij 23G, mijn toenmalige werkgever. Het was daar mijn eerste project. In een intensieve design sprint waar alle wensen en processen aandacht kregen, zijn we tot een ontwerp gekomen en een lijst van epics. Voor deze site en app heb ik de complete backend gebouwd, inclusief implementatie van alle koppelingen met andere systemen.

De Epics

  • Een chat-interface, waar klanten eenvoudig met hun adviseurs kunnen communiceren, en ook bestanden kunnen uitwisselen
  • Een dashboard waar klanten snel hun financiële situatie kunnen zien
  • Een document management systeem voor het automatisch goedkeuren en indienen van diverse financiële stukken en aangiftes

Architectuur

Voor de backend van het project is gekozen voor Laravel, draaiend op het AWS EC2 platform, met een managed AWS RDS (MySQL) database and S3 file storage. De frontend maakt gebruik van het VueJS framework.

De chat-interface

Om communicatie beter gecentraliseerd en bovendien doorzoekbaar te maken hebben we een chat gebouwd waar alle klanten met hun eigen adviseurs en accountants een eigen channel hebben. Deze werkt real time, door gebruik te maken van de Laravel Broadcast functionaliteit in combinatie met pusher.com. Behalve chatten kunnen gebruikers ook bestanden delen, die encrypted in AWS S3 worden opgeslagen.

image

Financieel dashboard

Klanten wilden graag een goed en actueel beeld van hun financiële situatie, zonder in te hoeven loggen in een moeilijk boekhoudpakket. Hiervoor hebben we een gebruikersvriendelijk financieel dashboard ontwikkeld. De backend haalt alle gegevens rechtstreeks uit de APIs van oa ExactOnline en Visma.

Dit bleek om verschillende redenen een lastige klus. Het dashboard met alle rapportages moest natuurlijk op de cent nauwkeurig kloppen, zo veel mogelijk up to date zijn, en tegelijkertijd razendsnel laden. Door de uitgebreide rapportage-, filter- en benchmarkmogelijkheden, en de beperkingen van de Exact Online API was dit best een uitdaging. Ik had ook de hulp van enkele accountants wel nodig om mijn weg te vinden in de soms best complexe boekhoudkundige theorie. Alles bij elkaar maakte dit het een van de meest leerzame projecten die ik ooit heb gedaan, en ik (en de opdrachtgever gelukkig ook) was erg blij met het eindresultaat.

Document management systeem

Het opstellen van stukken zoals jaarrekeningen en diverse aangiftes ging van oudsher nog vaak per post, wat een omslachtig en tijdrovend proces was. Dit hebben we kunnen automatiseren door middel van een document flow/management systeem. Hiermee kunnen stukken automatisch aangeboden worden aan de juiste functionarissen, die de stukken kunnen goedkeuren of afkeuren, en opmerkingen toevoegen. Elke stap van het proces wordt opgeslagen in een audit log. Na goedkeuring worden de relevante stukken rechtstreeks bij de KvK of Belastingdienst ingediend, door middel van een Secure SOAP koppeling met Logius/Digipoort, waarvan de status en het resultaat ook gemonitord en gelogd wordt.

image

Resultaat en verdere ontwikkeling

De applicatie is na realisatie van bovenstaande onderdelen breed uitgerold binnen de organisatie. De applicatie ging al snel een centrale rol in de dienstverlening spelen. Op basis van gebruikerservaringen en nieuwe wensen hebben we hem verder uitontwikkeld. Er kwamen onder andere extra koppelingen bij met Afas en Unit4, en een module om jaarrekeningen op te stellen op basis van audit files. Toen de applicatie volwassen genoeg was, heeft Ffort deze in eigen beheer overgenomen.

Heb jij ook een project waar je mijn hulp bij kan gebruiken?

Ik help je graag! Neem contact met me op, en we bespreken je wensen.